根據方案活動基本信息去尋找場地，例如：各酒店，各宴會廳的面積、會議廳的居高、會議室的容納人數、燈下高度都需要我們知道的一清二楚，在找場地用推薦指數來標明哪家的服務最高，曾經舉辦過什麼類型的活動，找到最匹配此活動的場地。
尾牙主持人推薦要確認年會的主題的賣點是什麼？能讓參與的嘉賓，也就是參會對象對這次活動理解的程度，然後根據活動的目標和參會對象進行優化，好的活動主題能易於傳播，讓活動效果最大化總之年會主題一定要突出年會的特色（亮點）所在。
舉辦一場公關活動，首先要知道活動的預算以及總體的預算費用，根據預算來進行活動的策劃和預估可執行性和可操作性，不管公司是否有給出實際的預算，我們都需要給出一份詳細的活動報價清單；裡面包括嘉賓邀請函、住宿、交通費、場地租金、現場布置費用、食品、飲料、裝飾、舞檯布置、舞美燈光、特殊效果、物料製作、攝影攝像、宣傳材料、公關費用、媒體、演藝人員費用各種雜費等等。
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